Job posting: Administrative and Finance Assistant (Canada)

Part Time, Val David Quebec.
18 Julio 2017

EMPLOYMENT OPPORTUNITY

 

En français ci-dessous

 

Position Title:              Administrative and Finance Assistant (Canada)

Location:                     Val David, Quebec, Canada

Term:                          Part-time  (20 hours per week)

Starting Date:             1 September 2017  

 

INTRODUCTION

ETC Group is an international civil society organization that monitors the impact of emerging technologies and corporate strategies on biodiversity, agriculture and human rights. We operate at the global political level. We work closely with partner civil society organizations (CSOs) and social movements, especially in Africa, Asia and Latin America. We are 8 staff members with offices in Canada, Mexico and in the Philippines. Despite the distance between us, we work closely together in a collective manner, communicating via Skype, e-mail, telephone, teleconference and face-to-face. For details on the work of ETC Group please see www.etcgroup.org.

 

POSITION SUMMARY

Working in close cooperation with a small but dynamic international team, under the general direction of the Canada-based Co-Executive Director and the international Admin and Finance co-ordinator, the Canadian Administrative and Finance Assistant ensures the effective functioning of ETC Group’s Canadian entity in coordination with other offices of the organization and provides day-to-day administrative support to the Co-Executive Director.

 

Responsibilities

·      Financial management includes: monitoring Canadian payrolls and banking operations; monitoring regional financial statements and accounts payable/receivable under the direction of an international finance director; preparing expense reports, travel advances and invoices; preparing and providing support for the annual financial audit; ensuring timely payment of bills and other accounts payable.

·      General administration of the Val David office and coordination with the other offices of the organization as a whole includes: day-to-day office functioning, managing corporation status and Board of Trustees and Executive Committee affairs; supporting bi-annual staff meeting logistics and other event organisation.

·      Provide general support to program staff related to communications, document production and logistics.

 

POSITION QUALIFICATIONS

 

The ideal candidate must have:

·      competence in financial management;

·      competence in office administration/services;

·      demonstrated organizational and logistical skills;

·      demonstrated ability to organize/prioritize a demanding, responsive multi-task workload, and to take initiative and be flexible;

·      capacity to work under pressure in a self-directed manner and to collaborate with others in an international, multi-office, collegial team situation;

·      good communications skills in both English and French. English fluency essential.

·      excellent computer skills including proficiency with standard office software (e.g., Microsoft Word and Excel)

·      excellent inter-personal skills

·      a commitment to ETC Group’s values, vision and direction;

·      experience working in an NGO or comparable setting; experience working on issues related to biodiversity, the environment, social justice and human rights and interest in working within collective structures are assets

·      good sense of humour!

 

Starting salary: $22 per hour commensurate with qualifications and experience.

TO APPLY: Please submit a letter and CV in English via email only to the Executive Director of ETC Group at: etc@etcgroup.org. Please place the job title “Administrative and Finance Assistant (Canada)” in the subject line when responding.

Deadline for application: 11th August 2017

 

Opportunité d’emploi

 

Titre de la position: Adjoint(e) administratif (ve) et financier(ère)

Lieu: Val David, Québec, Canada

Débutant le: 1 septembre 2017

 

Introduction :

 

ETC Group est une organisation internationale de la société civile qui surveille l'impact de technologies émergentes et de stratégies d'entreprise sur la biodiversité, l'agriculture et les droits de l'Homme. Nous opérons au niveau politique global. Nous travaillons en étroite collaboration avec les organisations partenaires de la société civile (OSC) et les mouvements sociaux, en particulier en Afrique, en Asie et en Amérique latine. Nous comptons 8 membres du personnel avec des bureaux au Canada, au Mexique et aux Philippines. Malgré la distance entre nous, nous travaillons étroitement et de manière collective, en communiquant par Skype, par courrier électronique, par téléphone, par téléconférence et face à face. Pour plus de détails sur le travail de ETC Group, veuillez consulter www.etcgroup.org

 

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

 

Travaillant en étroite coopération avec une équipe internationale petite mais dynamique, sous la direction générale du co-directeur exécutif canadien et du coordonnateur administratif et financier international, l'adjoint(e) administratif(ve) et financier(ère) canadienne assure le fonctionnement efficace de l'entité canadienne du groupe ETC en coordination avec d'autres bureaux de l'organisation et fournit un soutien administratif quotidien au co-directeur.

 

Responsabilités

La gestion financière inclue : Surveiller les salaires et des opérations bancaires au Canada; Surveiller les états financiers régionaux et les comptes / recevables sous la direction du directeur financier international; Préparer des rapports de dépenses, des avances de voyage et des factures; Préparer et appuyer l'audit financier annuel; Assurer le paiement ponctuel des factures et autres comptes à payer.

L'administration générale du bureau de Val David et la coordination avec les autres bureaux de l'organisation dans son ensemble incluent : Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau, la gestion du statut de la société avec ses conseil d'administration et comité exécutif; Coordonner avec du personnel biannuel pour la logistique et l'organisation d'autres évènements.

 

Le soutien général au personnel du programme en matière de communication, de production de documents et de logistique.

 

QUALIFICATIONS DE POSITION

 

 

 

Le candidat idéal devrait posséder :

• compétence en gestion financière;

• compétence en administration / services de bureau;

• compétences organisationnelles et logistiques démontrées;

• capacité démontrée à organiser / hiérarchiser une charge de travail multi-tâches exigeante et adaptée,  prendre des initiatives et être flexible;

• capacité de travailler sous pression de manière autonome et collaborer avec d'autres personnes dans une situation d'équipe internationale, multi-bureaux et collégiale;

• bonnes compétences en communication en anglais et en français. La maîtrise de l'anglais est essentielle.

• excellentes compétences en informatique, y compris la maîtrise des logiciels standard (par exemple, Microsoft Word et Excel)

• excellentes compétences interpersonnelles

• un engagement envers les valeurs, la vision et la direction du Groupe ETC;

• expérience de travail dans une ONG ou un cadre comparable; l'expérience de travail sur des questions liées à la biodiversité, l'environnement, la justice sociale et les droits de l'Homme et l'intérêt de travailler dans les structures collectives sont des atouts

• bon sens de l'humour!

 

Salaire de départ: 22 $ par heure correspondant aux qualifications et à l'expérience.

POUR APPLIQUER: Veuillez envoyer une lettre et un CV en anglais par courrier électronique uniquement au Directeur exécutif du groupe ETC à l'adresse suivante: etc@etcgroup.org. Placez le titre de poste «Adjoint(e) administratif(ve) et financier(ère) (Canada)» dans la ligne de sujet lors de la réponse.

 

Date limite pour l’application 11 août 2017

 

 

Please consider supporting ETC's unique research and advocacy with a tax-deductible donation. Donate here